Když BI nástroj funguje, není důvod jej měnit

Jak ve společnosti EGE zvládli výměnu ERP systému bez ztráty reportingu a proč je GIST Intelligence klíčovým BI nástrojem.

Rozhovor s klíčovým uživatelem

GIST: Víme, že se změnou ERP se přemýšlelo o zachování nástroje GIST Intelligence. Co rozhodlo o pokračování spolupráce?

Jan Růžička: „ERP systém disponuje pouze omezenými možnostmi (zejména vizuálními) pro zobrazování požadovaných informací. 

Také vkládání plánovaných hodnot a tvorba různých ukazatelů nebyla v době implementace příliš uživatelsky přívětivá. 

Použití BI nástroje se tedy jevilo jako nevyhnutelné. Vzhledem k dlouhodobé spokojenosti s nástroji společnosti GIST Consulting, s.r.o. jsme se rozhodli ponechat stávající BI řešení, dále jej rozvíjet a přejít na novější verzi GIST lntelligence. 

Nespornou výhodou ponechání nástrojů společnosti GIST Consulting, s.r.o. bylo také uchování historických dat.“

GIST: Jak podle Tebe bylo složité/snadné přepojení řešení na nový ERP systém?

Jan Růžička: „Samotný přechod byl až překvapivě snadný. V předchozím ERP systému jsme používali pro import dat textové soubory generované na základě SQL příkazů. 

Nový ERP systém nám umožnil přímé napojení na databázi. Odpadla nutnost generování txt souborů, nyní je tak celý proces aktualizace snadnější a rychlejší. 

Sestavit samotné datové zdroje nebylo příliš složité, neboť jsme ve velké míře zachovali stávající struktury a snažili se dělat minimum změn. 

Tam, kde to bylo nutné, byla velmi dobrá spolupráce s konzultantem na straně GISTu a vždy se podařilo najít řešení.“

GIST: Kde vidíte největší přínosy nástroje / řešení GIST Intelligence?

Jan Růžička: „Vyhovuje mi plná integrace do nástroje Excel, se kterým umí pracovat většina uživatelů. Ovládání je velmi intuitivní a nevyžaduje učit se mnoho nových věcí.

Samotné sestavení definic je také snadné, a navíc ke všemu existují kvalitně zpracované video nápovědy.

Dobře zpracovaný je i proces plánování, který je v tomto nástroji podstatně jednodušší, než je tomu v našem ERP systému.

Nezanedbatelným přínosem je i sloučení dat z více systémů. Kromě hlavního ERP systému používáme ještě výrobní systém (v sortimentu EGE SC), dále docházkový systém a systém pro mzdy.   

Díky GIST Intelligence můžeme všechna požadovaná data z těchto různých systémů zobrazovat v jednotném prostředí a mít mezi nimi potřebné vazby. “

GIST: Jak velký vliv mají výstupy z řešení GIST Intelligence na vaše rozhodnutí?
 
Jan Růžička: „Vzhledem k tomu, že systém měsíčního reportingu, ale i proces plánování máme téměř kompletně v GIST Intelligence, tak mají na naše rozhodnutí značný vliv. “
 
GIST: V jakých oblastech plánujete? Kolik lidí je zapojeno do sestavení plánů?

Jan Růžička: „Jsme výrobní podnik se 100 % zakázkovou výrobou. Každý výrobek, který z naší firmy odchází je pro konkrétní zákazníka a je specifický právě pro jeho potřeby. 

Proces plánovaní tak u nás začíná v obchodním oddělení, kde zakládáme objednávky, případně nabídky a prognózy. Z toho vychází plán výroby a kapacitní plán. Poté následuje detailní plán nákladů a výnosů po jednotlivých nákladových účtech a nákladových střediscích. 

Do procesu plánování je tak zapojeno zhruba 30 lidí. “

GIST: Jak je ve společnosti zakořeněný reporting z GIST Intelligence?
 
Jan Růžička: „Jak už jsem zmínil, GI je pro naši společnost hlavní nástroj pro zobrazování ekonomických dat a nástroj pro plánování. Ve společnosti je tak zakořeněný poměrně hluboko. 

Většina uživatelů je však spíše pasivním příjemcem informací a s nástrojem aktivně pracuje zejména v době plánování. To se nyní pokoušíme změnit. 

Využíváme nové funkce GI jako proklik na detail či provázané pohledy, které dokáží velmi snadno rozkrýt, co se za daným číslem skrývá. “
 
GIST: Jak tobě, jako hlavnímu uživateli, usnadňuje GIST Intelligence každodenní práci?

Jan Růžička: „Jednoduše řečeno velmi. Většinu výstupů již mám v GI standardizovaných a automatizovaných. Při reportingu se tak můžu zaměřit pouze na komentáře, proč jsou čísla taková, jaká jsou a nemusím se zdržovat sestavováním reportů.“

GIST: Děkujeme za rozhovor!